Met ruim 75.000 inwoners behoort Leidschendam-Voorburg tot de grotere gemeenten binnen het klantenbestand van het Subsidievolgsysteem. De Zuid-Hollandse gemeente maakt gebruik van SVS voor de ondersteuning van het subsidieproces.
Bij een gemeentelijke organisatie van deze omvang gaat subsidieverstrekking al snel over meer dan het verwerken van een aanvraag. Verschillende regelingen kunnen naast elkaar lopen, dossiers bevinden zich in verschillende procesfasen en meerdere medewerkers kunnen een rol hebben in behandeling, beoordeling of besluitvorming. Overzicht over wie wat moet doen en wanneer wordt dan minstens zo belangrijk als het dossier zelf.
Van aanvraag naar taakgestuurd proces
SVS ondersteunt het volledige proces rond subsidieverstrekking. Na het indienen van een aanvraag kunnen taken binnen een workflow worden toegewezen aan de juiste rollen of medewerkers. Signaleringen helpen vervolgens om belangrijke termijnen en procesmomenten in beeld te houden. Daardoor ontstaat een gestructureerd proces waarin niet alleen zichtbaar is welke informatie bij een dossier hoort, maar ook welke volgende stap nodig is.
Rollen en verantwoordelijkheden onderdeel van de inrichting
Niet iedere subsidieregeling doorloopt exact hetzelfde proces. Daarom kunnen binnen SVS workflows, rollen en autorisaties worden ingericht op basis van de werkwijze van de organisatie. Functioneel beheerders kunnen veel van deze onderdelen vervolgens zelfstandig beheren. Dat geeft een gemeente de mogelijkheid om processen te standaardiseren waar dat kan en verschillen tussen regelingen te ondersteunen waar dat nodig is.
Informatie blijft verbonden met het dossier
Tijdens de behandeling groeit een subsidieaanvraag uit tot een compleet dossier. Aanvraaggegevens, documenten, beoordelingen, besluiten en correspondentie kunnen binnen SVS bij elkaar worden gehouden. Ook financiële informatie en de verdere voortgang van het dossier kunnen onderdeel zijn van de digitale afhandeling. Zo ondersteunt SVS medewerkers vanaf de eerste aanvraag tot en met de uiteindelijke vaststelling.
Grip zonder alles dicht te timmeren
De inzet bij Leidschendam-Voorburg laat ook de breedte van SVS zien. Het systeem is niet uitsluitend bedoeld voor kleine gemeenten of één standaardproces. De inrichting kan worden afgestemd op de omvang, processen en verantwoordelijkheden binnen een gemeentelijke organisatie.
