SVS-UIT in één minuut

Eén aanvraag -en behandelportal voor subsidieverstrekkers

SVS-UIT is een uniek, gebruiksvriendelijk en webbased subsidiemanagement systeem, waarmee uw organisatie grip krijgt op het totale proces voor al uw uitgaande subsidies.

Het voorziet subsidiebehandelaren in een aanvraag- en behandelingsportaal.

Probleemoplossing

Bij organisaties is het subsidieproces niet geautomatiseerd

Het Subsidievolgsysteem stelt organisaties in staat processen te automatiseren

Het proces is niet klantgericht en dit vormt een knelpunt

Het Subsidievolgsysteem bevat een modern aanvraagportaal voor zowel burgers als organisaties

Voor aanvragers en behandelaren is het proces niet altijd inzichtelijk

Het Subsidievolgsysteem is klantvriendelijk en in eigen stijl in te richten

Er is onduidelijkheid over de doel- en rechtmatigheid van de verstrekte subsidie

Het Subsidievolgsysteem bevat het volledige subsidieproces van aanvraagformulier tot aan uitkering

Functies van SVS-UIT

Koppelingen

Wij beschikken over de benodigde kennis en ervaring om alle vereiste koppelingen met andere onderdelen binnen het applicatielandschap te realiseren.

Rollen en rechten

Gebruikers kunnen worden toegekend aan een bepaalde rol in het systeem.  Deze rol heeft aparte rechten.

Dashboard

De mogelijkheden voor rapportages zijn eindeloos en flexibel. Simpel gezegd kan alle ingevoerde data als rapportage worden weergegeven.

Veldenbeheer

Subsidieregelingen kunnen worden aangepast in het Subsidievolgsysteem.

CMS-Module

De portal is bereikbaar via URL naar keuze van de verstrekker. Lettertypes, logo’s en kleurstelling zijn zelf aan te passen.

Optimale beveiliging

SVS-UIT voldoet aan de hoogste veiligheidseisen zoals SSL-verbinding, encrypted back-up en ISO-27001.

Het proces

Inrichten

Bij de inrichting van iedere subsidieregeling is aan te geven van welke functionaliteiten van het systeem gebruik gemaakt moet worden. Zo wordt een subsidieproces nooit complexer dan nodig. Per subsidieregeling kunnen we het systeem op- of afschalen tijdens de implementatie. Ook na de implementatie kunt u tijdens haar reguliere gebruik zelf regelingen aanmaken en het systeem hier flexibel op aanpassen.

Implementatie

De inrichting en implementatie van het SVS verloopt gefaseerd waarbij we kijken naar een optimaal efficiënte inrichting van de fases waarbij deze elkaar ook overlappen. Hierbij wordt altijd gestart met het verifiëren van de wensen.

Daarna zullen wij uw subsidieproces doorgronden en het inrichtingsontwerp daarop aansluiten.

Nazorg

Na implementatie van het SVS blijft er intensief contact. Een belangrijk onderdeel hiervan is het faciliteren van een technische- en inhoudelijke helpdesk, mochten er zaken voorvallen in het systeem die door ons opgelost moeten worden. Ook blijven wij het systeem doorontwikkelen waardoor u altijd voorzien zal worden van updates. Aanvullende diensten die SVS kan aanbieden zijn trainingen, Train de Trainer, contentmanagement en subsidieadvisering.

Koppelingen

Organisatie die gebruik maken van SVS-UIT kunnen het aanvraag- en behandelingsportaal koppelen met andere systemen binnen het applicatielandschap. Qua opzet is het SVS-UIT een open systeem. Hierdoor kunnen er eenvoudig koppelingen gerealiseerd worden waardoor er gecommuniceerd kan worden. Wij beschikken over de benodigde kennis en ervaring om alle vereiste koppelingen met andere onderdelen binnen het applicatielandschap te realiseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan zaak- en financiële systemen, SAP-systemen, KVK en inlogmogelijkheden zoals DigiD, Eherkenning en eIDAS.

Op basis van specificaties en gewenste functionaliteiten brengen we tijdens de inrichtingsfase de uitwisselingen grondig in kaart en wordt het testdocument met acceptatiecriteria opgesteld. Hierbij wordt ook grondig gekeken naar het architectuurlandschap van de organisatie. Voor het koppelen van de systemen maken wij veelal gebruik van onze vaste partner Enable U.

Klantervaringen

“We hebben gekozen voor Subsidievolgsysteem van Gilde-BT en Vindsubsidies, omdat de kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid onderscheidend zijn. Het voldoet aan al onze eisen.”

Roland Kieleman,
Gemeente Heerenveen

Lees het hele interview>

trots op onze klanten

Veelgestelde vragen

Kan het Subsidievolgsysteem worden ingezet voor alle uitgaande subsidies?
Ja, alle subsidieregelingen van uw organisatie kunnen worden geconfigureerd in het Subsidievolgsysteem. Hiermee gebruikt u dus één systeem voor het aanvragen, beoordelen, verlenen en verantwoorden van uitgaande subsidies.
Beschikt het Subsidievolgsysteem over een portaal voor aanvragers en behandelaren?
Het Subsidievolgsysteem wordt gebruikt door aanvragers en behandelaren van subsidies. Het systeem beschikt over een online omgeving voor subsidieaanvragers en behandelaren van subsidieaanvragen. Het systeem is gebruiksvriendelijk omdat het aanvragers als het ware leidt naar de passende subsidiemogelijkheden en ondersteuning biedt tijdens het aanvraagproces. Ook wordt iedere gezette stap in het systeem automatisch opgeslagen en is er een mogelijkheid om gebruikers op afstand te ondersteunen met het doen van een aanvraag of verantwoording.
Gebruikt het systeem automatisch de al bekende gegevens van subsidieaanvragers?
Ja, Subsidievolgsysteem.nl heeft zich aangesloten bij het Groeipact Common Ground van de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG). Zo nemen we zo veel als mogelijk beschikbare informatie over van andere systemen.
Kan het systeem de huisstijl van onze eigen website overnemen?
Het Subsidievolgsysteem bevat een Content Management Systeem (CMS), hiermee kan de voorkant van het subsidieportaal worden weergegeven in iedere gewenste stijl.
Kan het Subsidievolgsysteem koppelingen leggen met andere systemen?
Het Subsidievolgsysteem voor uitgaande subsidies kan koppelingen leggen met andere systemen. Hierbij worden geen systemen uitgesloten. De ervaring leert dat klanten graag koppelingen zien met onder andere financiële systemen en zaaksystemen.
Houdt het Subsidievolgsysteem subsidiebudgetten ‘in control’?
Ja, dit kan onder andere door het leggen van een koppeling met het financieel systeem van de organisatie. Het Subsidievolgsysteem past de beschikbare budgetten aan na iedere nieuwe verlening en laat het budget zien tijdens het beoordelingsproces. Ook zijn budgetten inzichtelijk op het dashboard van medewerkers.
Krijgt het management van mijn organisatie inzicht in de uitgaande subsidies?
Ja, het management kan inzicht krijgen door het verkrijgen van rollen in het systeem (zoals de rol van ‘gemandateerde’ voor het ondertekenen van beschikkingen) maar ook doormiddel van rapportages kan het management op de hoogte gehouden worden van ontwikkelingen binnen het subsidiebeleid.
Bewaakt het Subsidievolgsysteem de wettelijke behandelingstermijnen?
Ja, het systeem bewaakt de gestelde termijnen en kan notificaties versturen wanneer deze termijnen dreigen overschreden te worden. Dit draagt bij aan een rechtmatige subsidieverlening.

Verbeter uw administratieve rapportages met het subsidievolgsysteem

Met SVS-IN & SVS-UIT beschikken wij over twee systemen waarmee wij iedere organisatie kunnen voorzien in haar subsidiebehoeften.

SVS-IN is een gebruiksvriendelijke, administratie- en managementool voor subsidie ontvangende organisaties. SVS-UIT is een aanvraag-en behandelportaal voor subsidieverstrekkende organisaties.